Clôture de caisseChaque soir, la caisse fige la journée dans un récapitulatif : le Z. Depuis 2018, la loi exige qu'il soit inaltérable, conservé et archivé, et il doit rester présentable pendant six ans. Cette page explique ce qu'il contient, ce que dit le texte, et comment OrdraPOS signe et range chaque clôture hors du poste.
La clôture journalière, ou ticket Z, est le récapitulatif produit par la caisse à la fin du service. Elle reprend le total des ventes de la journée, la ventilation par taux de TVA (10 % sur la nourriture, 20 % sur l'alcool, 5,5 % sur certains produits emballés), la ventilation par moyen de paiement (espèces, carte, titres-restaurant), le nombre de tickets, les annulations et les remises.
Surtout, elle fige la journée. Après clôture, aucune vente ne peut être ajoutée, modifiée ou retirée sur cette date. C'est ce qui donne sa valeur au document : il prouve ce qui a été encaissé, tel que la caisse l'a vu, à un instant qu'on ne peut plus réécrire.
🧾 Le nom vient des caisses mécaniques : la touche X imprimait un état intermédiaire sans rien effacer, la touche Z imprimait l'état final et remettait les compteurs à zéro pour le lendemain.
Depuis le 1er janvier 2018, l'article 286, I-3° bis du Code général des impôts impose à tout assujetti à la TVA qui enregistre les règlements de ses clients particuliers avec un logiciel de caisse d'utiliser un logiciel satisfaisant à quatre conditions : inaltérabilité (les enregistrements ne peuvent être modifiés sans trace), sécurisation (les données sont protégées et signées), conservation (les clôtures journalières, mensuelles et annuelles sont produites et gardées) et archivage (les données peuvent être extraites et relues).
La durée de conservation est celle des pièces comptables : six ans à compter de la dernière opération, selon l'article L102 B du Livre des procédures fiscales. Le défaut de logiciel conforme est sanctionné par l'article 1770 duodecies du même code : 7 500 € d'amende par logiciel, et 60 jours pour se mettre en conformité.
Ce que le texte ne dit pas, et qu'on entend souvent : il n'impose ni imprimante, ni papier, ni terminal particulier. Une archive numérique intègre et lisible suffit. Ce qui compte, c'est de pouvoir présenter les clôtures des six derniers exercices sans qu'on puisse les avoir retouchées.
Chaque clôture porte la signature de la caisse qui l'a produite. Un fichier retouché ne correspond plus à sa signature.
La clôture quitte le poste dès qu'elle est produite. Le PC du comptoir volé, cassé ou remplacé n'emporte pas vos archives.
La page Archives de caisse liste les clôtures ; vous téléchargez une journée pour une vérification, ou une année entière pour le comptable ou un contrôle.
Depuis votre espace, une clôture se consulte et se télécharge. Elle ne s'édite pas et ne s'efface pas.
La caisse encaisse en local pendant une panne de box et se resynchronise ensuite. La clôture du soir reprend tout, coupure comprise.
Les postes de salle envoient leurs commandes au comptoir ; c'est lui qui encaisse et produit l'unique clôture de la journée.
Une clôture par jour d'ouverture. Regrouper plusieurs jours fausse la ventilation et laisse des journées ouvertes, donc modifiables.
Le Z indique les espèces attendues. Comptez le tiroir avant, notez l'écart s'il y en a un. L'écart se traite le jour même, pas en réécrivant la journée.
Une erreur d'hier se corrige par une opération d'aujourd'hui. C'est exactement ce que la loi appelle inaltérabilité, et c'est ce que votre comptable attend.
Un disque de PC de comptoir vit mal la graisse, la chaleur et les redémarrages brutaux. Que les clôtures soient déposées ailleurs dès leur production, c'est la seule façon d'être sûr de les présenter dans six ans.
C'est le récapitulatif de fin de journée produit par la caisse : total des ventes, ventilation par taux de TVA et par moyen de paiement, nombre de tickets, annulations. Une fois émise, la journée est figée : plus aucune vente ne peut y être ajoutée ni retirée. On l'appelle Z par héritage des caisses mécaniques, où la touche Z remettait les compteurs à zéro.
Un restaurant assujetti à la TVA qui encaisse des particuliers avec un logiciel de caisse doit utiliser un logiciel satisfaisant aux conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données (article 286, I-3° bis du Code général des impôts, en vigueur depuis 2018). La clôture journalière est au cœur de la conservation : c'est elle qui fige les enregistrements de la journée.
Six ans à compter de la dernière opération mentionnée, selon l'article L102 B du Livre des procédures fiscales, comme les autres pièces comptables. En pratique il faut pouvoir présenter les clôtures des six derniers exercices lors d'un contrôle.
L'article 1770 duodecies du Code général des impôts prévoit une amende de 7 500 € par logiciel non conforme, avec obligation de se mettre en conformité sous 60 jours. Et les enregistrements manquants fragilisent votre défense en cas de reconstitution de recettes.
Hors du poste. Chaque clôture est signée par la caisse qui l'a produite, puis déposée dans votre espace OrdraFood. Vous la retrouvez et la téléchargez, par journée ou par année, depuis la page Archives de caisse. Le PC du comptoir peut être volé, cassé ou remplacé : les archives ne bougent pas.
Non. Une fois déposée, la clôture ne peut être ni modifiée ni supprimée depuis l'espace restaurateur. Une erreur de saisie se corrige par une opération le jour suivant, comme en comptabilité, jamais en réécrivant le passé.
Non, l'archive numérique suffit tant qu'elle est conservée de manière intègre et lisible. Beaucoup de restaurateurs impriment tout de même le Z pour le classeur du comptable ; c'est un confort, pas une obligation.
La clôturer dès que possible : une journée ouverte n'est pas figée. Sur OrdraPOS, la clôture se fait au comptoir en fin de service ; les postes de salle n'en produisent pas, c'est le comptoir qui centralise.
29,99 € HT/mois pour le comptoir, 15 jours d'essai, sans engagement, activable sur toute formule OrdraFood, y compris le plan Starter gratuit. Les archives de clôtures font partie de l'option, sans supplément.
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